+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

Где ставить исходящий номер образец

Где ставить исходящий номер образец

Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо приказ, информационное сообщение или иной документ приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня. В компанию поступает достаточно много входящих документов - письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр. Однако не все это подлежит регистрации.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля.

Нумерация исходящих писем и приказов

В этой статье мы не только подробно рассмотрим процесс учета исходящих документов, но и полностью алгоритм их подготовки с момента создания проекта до помещения в дело. Скачать журнал регистрации исходящих документов также можно здесь.

Регистрация исходящих документов, на самом деле, особой сложности не представляет. Обычно этим занимается тот же сотрудник, в чьи обязанности входит и учет входящих. Исключение составляют крупные организации, объем документооборота которых исчисляется десятками и сотнями тысяч документов.

Регистрационный номер и дата, наряду с подписью директора и элементами фирменного бланка придают письму юридическую силу. Многие канцелярии откажутся принять подписанное, но незарегистрированное письмо. Нарушать этот порядок действий нельзя. Не подписанные руководством письма не должны регистрироваться! До подписи письмо — не письмо, а только его проект.

Обратите внимание: если какие-то из перечисленных документов планируется отослать с сопроводительным письмом, то регистрации подлежит сопроводительное. То же относится к счетам и актам, договорам, проектам, сметам и всем остальным документам, которые создаются в отделах компании и должны быть отправлены. Подробнее об этом написано в статье про сопроводительное письмо. На бланке организации для писем обычно предусмотрены специальные поля для даты регистрации и номера письма:.

Для визового экземпляра письма, которое готовится не на бланке, а на обычном листе бумаги, секретарь может заказать специальный штамп, чтобы не писать номер и дату от руки:. Регистрация исходящих документов происходит в соответствии с системой регистрации, принятой в компании. Номер письма должен быть уникальным. Под одним номером в организации может быть зарегистрировано только одно письмо!

Если одно и то же письмо будет отправлено в несколько адресов, оно все равно должно быть зарегистрировано один раз и получить один номер. В учетную форму регистрации исходящих документов журнал, книга вносится следующая информация:. Регистрация исходящих документов подразумевает заполнение всех этих граф учетной формы. После присвоения номера на бланке заполняются соответствующие строки, и затем письмо сканируется.

Электронная копия с помощью гиперссылки присоединяется к журналу. Теперь копию документа можно будет распечатать в любое время. Предложенная форма журнала регистрации исходящих документов близка к универсальной.

Каждая организация при желании может приспособить ее под свои потребности. Сколько экземпляров исходящего письма нужно подготовить? Чтобы ответить на этот вопрос, нужно точно знать, как именно оно будет отправлено и учитывать, что в организации обязательно должен остаться оригинальный экземпляр документа. Так, если планируется выслать письмо по факсу или по электронной почте , то очевидно, что независимо от количества адресатов будет достаточно и одного экземпляра, который после отправки или сканирования будет помещен в дело.

Если же письмо будет отправлено по почте или его доставит курьер, то количество экземпляров должно равняться количеству адресатов плюс еще один — визовый — останется в организации. В отличие от основного экземпляра письма, который будет выслан адресату, визовый распечатывается не на фирменном бланке, а на обычном листе бумаги.

Если проект письма проходил процедуру согласования, то все визы ставятся именно на этом экземпляре если письмо готовится без визового варианта, то визы пишутся на оборотной стороне. Визовый экземпляр исходящего письма — это не копия. Он имеет ровно такую же юридическую силу, как и основной экземпляр, помещенный на бланк. Как уже говорилось, визовый экземпляр исходящего письма помещается в дело, то есть подшивается в папку, где хранится переписка по той конкретной теме или именно с тем контрагентом, которому оно адресовано.

Здравствуйте, подскажите, пожалуйста, сегодня случайно зарегистрировала под одним регистрационным номером 2 документа, для одной и той же организации, но разные по содержанию и отправила.

Какими могут быть последствия? Добрый день! Ошибка не критическая, хотя и досадная. Можно вдогонку по факсу или по электронке отправить копию письма с нужным номером.

Если же предпочтете не звонить, оставьте как есть. Но тогда последствием будет путаница с ответами, придется разбираться, на какое из двух писем получен ответ. В будущем это может осложнить переписку. Добрый день. Вот такой вопрос. Наш юр. На них проставляется регистрационный номер. Но через некоторое время они возвращаются обратно уже с печатью от клиента. У нас электронная система, так что PDF в этом случае уже имеет другой вид и нам надо опять регистрировать документ?

День добрый! Не совсем понятно, почему ваши исходящие письма с печатью клиента возвращаются обратно. Речь идет об отметке о принятии письма, входящем номере клиента? Если да, то не нужно их регистрировать как входящее, это не входящий документ. Если имелось в вид что-то другое, напишите, пожалуйста, подробнее. Подскажите, пожалуйста, если до меня в организации не регистрировались строго документы, а я хочу это ввести.

Для справок и благодарственных писем, писем-просьб должна быть разная нумерация или все это ведется в одном реестре? Все зависит от потребностей вашей организации, ведь главное, для чего создается реестр — удобство поиска документов.

Можно делить письма на категории и присваивать им цифровые и буквенные коды. А иногда достаточно регистрировать исходящие по порядку в одном реестре исходящих писем. Подумайте, как будет удобно работать именно вам и именно с письмами вашей компании.

Подскажите, в папке исходящей докуметации, а в дальнейшем и в архиве, должны храниться ТОЛЬКО оригиналы писем, либо допустимо и копии с указанием местонахождения оригинала письма? У нас есть делопроизводитель, которая ведет книгу учета исходящих документов. Мое направление в работе требует большого кол -ва отправки писем в субъекты профилактики и с согласия руководителя я завела свою книгу, куда вписываю номера писем только в соответствующие органы. Как правильно мою книгу ввести в общий документооборот организации.

Не могу найти в интернете приказ. Думаю, что им и необходимо вводить книгу? Подскажите, пожалуйста! Чтобы избежать двойной нумерации документов в компании, рекомендую вам придумать цифровой или буквенный индекс, который вы будете присоединять к исходящему номеру.

Вы можете внести изменения в инструкцию по делопроизводству, если она есть. Если инструкции нет, изменения можно оформить простым приказом по организации.

У меня возникли проблемы относительно регистрации исходящих документов. Я работаю секретарем в небольшой фирме, занимаюсь и закупками и делопроизводством. Так вот заявки на закупку и другие исходящие документы веду по одной нумерации и все регистрирую в одном журнале. Заявок на закупку бывает очень много и я задумалась о том чтобы вести отдельную нумерацию по заявкам на закупку и отдельную по остальным исходящим документам.

Только как это сделать теперь когда я всё вела по одной нумерации? И можно ли прошлые исходящие документы как-то отделить и создать по ним новую нумерацию?

Когда общий поток документов становится велик и его приходится разделять, рекомендуется добавлять к регистрационным номерам цифровые или буквенные индексы. Заявки можете нумеровать 1-з, 2-з и т. Скорее всего, придется завести под них отдельный журнал регистрации. Сделать это можно в любой момент, необязательно дожидаться начала календарного года. Оформить изменение можно приказом по организации. Посмотрите в других комментариях к этой записи, примерный текст такого приказа я уже приводила.

Изменять нумерацию зарегистрированных ранее документов нельзя. Но заявки и обычные исходящие, скорее всего, относятся к разным делам по номенклатуре дел. Если номенклатуры еще нет, разделите их физически по разным папкам.

Когда в компании появится архив, заявки оформят в соответствующее дело. Спасибо Вам за ответ. Собираюсь разделить документы как вы и посоветовали. Но тут возник еще вопрос — после разделения по отдельным папкам вести новую нумерацию с первых чисел или уже продолжать всё как было а только разделить по папкам?

Заранее благодарю. Лучше начать новую нумерацию с первых чисел: например, исходящие письма будут с номерами 1-п, 2-п, а заявки 1-з, 2-з. Можно ли в июне, зарегистрировать исходящее письмо от мая. И как должна быть нумерация. Последнее письмо 41 от Мне продолжать: 42 от Или ввести подпункты к регистрируемым письмам в мае? А как же быть с журналом регистрации исходящих там же все по порядку в каждой строке.

Заранее благодарна. В электронный журнал регистрации в нужном месте за май добавляется строка.

Сопроводительное письмо к документам

Для организации рационального документооборота компании необходимо упорядочить работу с исходящим документопотоком от момента создания документа до его отправки за пределы компании. Исходящие документы, инициативные либо ответные на поступившие запросы, готовятся специалистами в структурных подразделениях. Далее они проходят все необходимые этапы согласований, визирования и утверждения или подписания. Последними этапами в технологии работы с исходящими документами являются их регистрация и отправка. Отметим основные моменты , на которые необходимо обратить внимание сотрудник службы ДОУ при регистрации отправляемых исходящих документов.

Где ставить исходящий номер образец. Порядок регистрации исходящих документов

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают , то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:. Работа с исходящей корреспонденцией Делопроизводство от А до Я. Для организации рационального документооборота компании необходимо упорядочить работу с исходящим документопотоком от момента создания документа до его отправки за пределы компании. Организация документооборота в создаваемой компании Исходящие документы, инициативные либо ответные на поступившие запросы, готовятся специалистами в структурных подразделениях. Далее они проходят все необходимые этапы согласований, визирования и утверждения или подписания. Последними этапами в технологии работы с исходящими документами являются их регистрация и отправка.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как подключить платный номер на входящие звонки

Активировать демодоступ. Я секретарем работаю совсем недавно, подскажите, пожалуйста, как мне начать нумерацию исходящих писем и приказов с нового года. Просто письма и приказы я составляю сама Регистрационный номер входящих и исходящих документов обычно состоит как минимум из двух частей: - порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов с начала календарного года; - номера дела по номенклатуре дел. В небольших организациях может применяться простая порядковая нумерация.

В этой статье мы не только подробно рассмотрим процесс учета исходящих документов, но и полностью алгоритм их подготовки с момента создания проекта до помещения в дело.

Сегодня каждая действующая организация в процессе своей деятельности получает массу документов. Поэтому требуется знать и уметь оптимально организовать работу с ними в соответствии с правилами делопроизводства. Первый важный этап — регистрация входящих документов.

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

Мы уже не раз рассматривали в статьях виды и особенности исходящих писем. Теперь настало время рассказать о том, как следует вести регистрацию исходящих документов. В данной статье мы подробно рассмотрим, что представляет собой журнал регистрации исходящих документов, правила его заполнения и оформление. Не относится к документам строгой отчетности и не имеет законодательно закрепленной формы. В связи с этим в качестве журнала можно использовать как купленный журнал, с готовыми формами, так и заполненную от руки тетрадь.

Давайте рассмотрим сложившиеся правила регистрации исходящих документов. Их необходимо знать, чтобы правильно внести основные сведения в журнал регистрации исходящих документов, приказов и др. Подписанные руководителем документы регистрируют в службе делопроизводства, в небольших фирмах — секретарем.

Регистрация исходящих документов

.

Регистрация исходящих документов

.

Пореквизитный анализ служебного письма с множеством образцов его составления . письму нужно присвоить исходящий номер (обозначен цифрой 3). ставить адресату в своих сопроводительных письмах срок исполнения.

Как ставить исходящие номера на письма

.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: СОБАЧЬЕ СЕРДЦЕ (советский фильм комедия драма)
Комментарии 3
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Ираида

    Вы же прекрасно знаете, что протокол может быть десять раз наигранный и липовый. Но он имеет доказательственное значение как доказательство по реальному уголовному делу. Ив суде эта девочка придёт и подтвердит, что она была жутко оскорблена и унижена и тд и тп далее по тексту. И обвиняемый получит реальную двушечку. И зачем вы здесь так играючи и артистично нокаете и удивляетесь. Зачем вводите в заблуждение наивных людей. Ведь они будут верить, что адвокат их защитит, ведь здесь же всё очевидно и шито белыми нитками. Ан нет, господа, срок-то будет реальный.

  2. biajourta

    Инфляция со ста тысяч через 3 года будет 200 тысяч

  3. Борислава

    Я и сам справляюсь , и в будующем не собираюсь связыватца с этой блядской швалью