+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

Опись Дела

Опись Дела

Кузьмичева Е. Документационное обеспечение управления — это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение многих документов предписано законами.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

На дела постоянного и временного свыше 10 лет хранения составляются описи дел.

Как составить опись дел

На практике различают три вида описей: внутренняя опись, опись структурного подразделения сдаточная , сводная опись на дела фонда. Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного свыше 10 лет хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации особо ценные, личные, судебные и др. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела.

К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела. Изменения состава документов дела изъятия, включения документов, замена их копиями и т.

При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела. Описи структурных подразделений сдаточные и сводные описи строятся по единой методике. Они составляются раздельно на следующие группы дел:.

Опись состоит из: собственно описи, то есть перечня дел описательных статей , итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи. Как правило, описи составляются еще в организациях. Но и в архивах составляются описи при усовершенствовании системы научно-справочного аппарата, при переработке неудовлетворительно описанных документов.

В зависимости от объема и завершенности комплектования фонда или любого другого комплекса документов могут быть составлены одна или несколько описей. Отдельная самостоятельная опись может быть составлена на:. Запомните, количество дел, внесенных в одну опись, не должно превышать самого большого четырехзначного числа то есть В действующих организациях чаще всего описи на дела постоянного хранения составляются в двух вариантах.

Первый вариант предусматривает составление описи в каждой структурной части. Опись составляется на документы этой структурной части за данный год, нумерация дел - самостоятельная. Описи заверяются составителями и подписываются руководителями отделов. В канцелярии, куда передаются эти описи, они объединяются в годовой раздел единой сводной описи всего учреждения. Второй вариант предполагает, что каждая структурная часть учреждения составляют отдельную опись своих дел и документов за все годы.

Общая валовая нумерация дел дается за все годы в пределах структурной части. Заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации. Каждому делу присваивается порядковый номер, графы описи заполняются в точном соответствии со сведениями, которые вынесены на обложку дела. Описи дел и документов постоянного хранения составляются в четырех экземплярах.

На утверждение ЭПК в архивные учреждения представляется два экземпляра описи только государственными или муниципальными организациями. Как уже отмечалось, опись отражает систему организации документов фонда и закрепляет систематизацию дел внутри фонда путем присвоения делу порядкового номера. В описи выделяются разделы, подразделы и более мелкие деления в соответствии со схемой классификации дел фонда.

Собственно опись документов основная информационная часть состоит из описательных статей, которые представляют собой совокупность сведений о каждой единице хранения, и состоит из следующих элементов:. Каждому из элементов статьи, выполняющему определенную функцию, соответствует своя графа в листе описи. Присвоенный в порядке валовой нумерации номер последней статьи указывает на количество единиц хранения, включенных в опись.

Он может послужить дополнительным средством поиска в архиве. Заголовки дел располагаются в собственно описи в соответствии со схемой классификации дел внутри архивного фонда. Например, в организации выбрана для классификации дел внутри архивного фонда хронологически-структурная схема, в соответствии с которой и будут вноситься описательные статьи в первую очередь заголовки дел в опись.

Хронологически — структурная схема является самой распространенной, и означает расположение дел сначала по годам, а в рамках каждого года — по структурным подразделениям. В заголовке не должно быть никаких произвольных сокращений, только общепринятые или предусмотренные в списке сокращений. Наименование учреждений, организаций и предприятий авторов, корреспондентов дается при первом их упоминании полностью, а в скобках - общепринятое сокращение. В эту же графу описи с новой строки после основного заголовка заносится аннотация документов.

Текст аннотаций располагается с красной строки. Наименование месяца можно писать прописью. При обозначении даты сначала указывается число, затем месяц и год. Итоговая запись делается в конце собственно описи после описательных статей , в ней указывается собственно количество единиц хранения числом и прописью ; первый и последний номера единиц хранения по описи, оговариваются имеющиеся пропуски номеров, литерные номера, выбывшие единицы хранения и основания их выбытия.

Лист-заверитель содержит заверительную надпись, где указывается числом и прописью сколько листов описи подшито и пронумеровано в деле, а также отражаются литерные и пропущенные номера, листы внутренней описи, особенности физического состояния листов описи. Помещается он в конце дела с описью на отдельном листе-бланке. Свою специфику имеет методика составления описей дел по личному составу, которая будет рассмотрена отдельно.

Как правильно провести служебное расследование: этапы, сроки и формы документов. Делопроизводство от А до Я. Работа с обращениями граждан. Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте. Toggle navigation. Забыли свой пароль? Ваше имя. Закрыть Подписаться. Подготовка описи дел, документов - процедура непростая и доставляет немало хлопот секретарям и специалистам ДОУ, которые отвечают за передачу документов в архив. Каковы общие принципы и правила составления описей, рассказывает к.

Полезная статья? Прочитать позже В избранное Отправить по e-mail Поделиться в соцсетях:. Только зарегистрированные участники могут оставлять комментарии. Авторизуйтесь или зарегистрируйтесь. Бланки Акт о неисправимых повреждениях документов Лист-заверитель дела Акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны Акт о выделении дел к уничтожению Внутренняя опись к делам по личному составу.

Статьи Исследователи читальных залов: готовность к новым технологиям и краудсорсингу Противопожарный режим в архиве Как составить справочный аппарат к описи дел Практическое руководство по описанию документов и дел Время перемен и возможностей.

Популярные материалы. Определить сроки хранения Калькулятор архивной обработки Калькулятор величин. Ваши идеи. Знаете как сделать портал лучше? Поделитесь идеей. О нас Новости Статьи Полезное в работе. Наши контакты Москва, ул. Электрозаводская, д. Copyright www. Документы о содержании аппарата управления планы, обоснования, переписка.

Составляем опись дел

В каждой организации имеется огромное количество различных бумаг. Часть из них подлежит временному или постоянному хранению в архиве предприятия. Для того чтобы систематизировать и упорядочить все эти документы, они вносятся в соответствующий перечень, получивший название опись дел или архивная опись, которая позволяет в случае необходимости быстро найти нужное дело и ознакомиться с его содержанием. Такие бланки, как учредительная и регистрационная документация, приказы, распоряжения и акты по основной деятельности, годовые программы, планы и отчеты и т. Для того чтобы не запутаться в них и ничего не потерять, составляется опись дел постоянного хранения, образец заполнения которой можно скачать ниже. Здесь все достаточно просто и стандартно: вносим полное наименование организации в соответствии с уставом и штатным расписанием. Присваиваем номер и вписываем наименования дел так, как они называются в номенклатуре дел подразделения индекс.

Составление описи дел

Любой документ в организации проходит длительный путь от создания до помещения в архив. Одной из функций архива является учет — систематизация дел, создание научно-справочного аппарата и документов архивного учета. Именно на стадии учета архивных документов создаются описи дел. Мы расскажем, какие виды описей могут составляться в организации и как их правильно оформить. В нем подробно описывается, как заполнять графы описи, как оформить дело и т. К ним относятся, например, договоры о создании общества, изменения и дополнения к ним ст.

На практике различают три вида описей: внутренняя опись, опись структурного подразделения сдаточная , сводная опись на дела фонда. Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного свыше 10 лет хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации особо ценные, личные, судебные и др. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись подписывается ее составителем.

В деятельности любого субъекта встречается неисчислимое множество различных форм, видов, бланков бумаг, без которых осуществление этой самой деятельности не представляется возможным.

Следует иметь в виду, что описи составляются ежегодно на дела, завершенные делопроизводством, срок хранения которых превышает 10 лет. Описи дел составляются отдельно на дела постоянного, временного свыше 10 лет хранения, по личному составу, дела со специальной документацией научные отчеты по темам, судебные и следственные дела и т. В структурных подразделениях описи дел составляются под методическим руководством архива организации по форме согласно приложению 16 к Инструкции. Установлено, что описи дел структурных подразделений должны быть составлены и оформлены в установленном порядке не позднее 31 декабря года, следующего за годом завершения дел делопроизводством, и представлены в архив организации в течение следующего делопроизводственного года.

Инструкция: составляем опись дел

Купить систему Заказать демоверсию. Составление и оформление описей дел. Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного свыше 10 лет хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи. Архивная опись далее - опись - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

.

.

.

Порядок составления, оформления и согласования описей дел. Виды описей дел. Утвержденные формы описей дел.

.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Опись личного дела призывника. Освобождение от призыва
Комментарии 2
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Велимир

    У детей мысли на полицию и скорою помощь и так дале.

  2. Селиван

    Я не понимаю тех идиотов, которые покупают евробляхи и трясутся потом вдруг менты остановят, вдруг отберут, вдруг штраф. ни по украине попутешествовать, ни за границу поехать. с таким раскладом я и без номеров по колхозным полям поезжу хоть на краденой машине тем более, что евробляха это машина на год-два. Ребятки, да я ботинки дольше ношу)))